Ketering kao ključ uspešnog događaja

Sve veća pristupačnost ketering usluga znatno je olakšala organizaciju i pripremanje proslava svakog tipa. Danas je ketering dostupan svima. Pored privatnih proslava ketering službe ogranizuju i poslovne prijeme, ručkove i koktele.

Krajnji cilj svakog događaja jeste da on prođe uspešno. To je u interesu i kompanije tj. organizatora, i sponzora, prostora, pa i učesnika događaja. Verovatno nije u interesu samo konkurentima.

Organizacija događaja je složen proces. Teško možete da držite u glavi sve što je potrebno da se uradi. Najbolje je da napravite spisak, zapišete sve elemente, pa jednu po jednu stavku štiklirate. Na taj način znate u svakom trenutku dokle je stigla realizacija vašeg događaja i smanjujete mogućnost da se neštone uradi na vreme.

Saveti koji slede se uvek mogu primeniti, a variraju od vrste i složenosti konkretnog događaja. U tom slučaju ima više stavki na koje treba obratiti pažnju i posla koji je neophodno uraditi.

Ustanovite ciljeve, datum događaja i broj ljudi

Vrlo je važno da pre nego što krenete u realizaciju događaja ustanovite šta je ono što želite njime da postignete. Ciljevi događaja mogu biti različiti: motivacija zaposlenih, njihova edukacija i usavršavanje, promocija novog proizvoda ili usluge, obaveštavanje javnosti o aktivnostima kompanije, učvršćivanje odnosa sa postojećim i potencijalnim partnerima itd.Teško ćete impresionirati partnere i saradnike ako ih pozovete u fenomenalan prostor, u kojem imaju jedno piće gratis, a ostalo plaćaju. To morate unapred dogovoriti sa ketering kućama. Ketering službe u većini slučajeve vrlo profesionalno odrađuju svoj posao. Vaše je samo da dostavite tačan broj gostiju koji će biti na slavlju, vreme i mesto isporuke. Ketering obuhvata kompletnu pripremu jela, dostavu hrane na dogovorenu adresu i posluživanje hrane gostima. Što se menija tiče, svaka ketering kuća ima standardni meni za određenu priliku, ali gotovo svuda postoji mogućnost korigovanja i osmišljavanja posebnog menija. Ketering službe se trude za izađu u susret svim zahtevima klijenata. Bukvalno sve što poželite da se nalazi na stolu ketering služba Vam može obezbediti.

Što se tiče datuma održavanja, nemojte nikad brzati sa donošenjem ove odluke. Ona može veoma uticati na uspeh događaja. Povedite računa da li se u isto vreme održava još neki događaj koji bi mogao da bude razlog da Vaši gosti moraju da biraju gde će prisustvovati. Takođe, razmotrite da izbegnete period godišnjih odmora ako je u pitanju poslovan događaj.

Budžet, prostor, ketering, i ostalo

Nije realno da možete bilo šta ozbiljno da planirate ukoliko nemate definisan budžet kojim raspolažete. Ili ako nemate budžet uopšte. Morate biti svesni šta možete da priuštite i kojim iznosom raspolažete za svaki segment organizacije.Uložite novac i u dobar ketering i uspeh Vam je zagarantovan.Kvalitet hrane koje nude ozbiljne ketering službe je uglavnom na visokom nivou. Jela su tako aranžirana da prosto ostavljaju bez daha. Sigurno ćete se naći u nedoumici šta prvo da probate. Vaši gosti će biti oduševljeni ukusnim korpicama, rolatima, kanapeima, pecivima, salatama. Ukoliko Vi to želite, ketering može sadržati i sve vrste mesa sa roštilja i najraznovrsnija kuvana jela. Pored slanog programa ketering službe nude i raznovrsne slatke poslastice, torte i kolače. U letnjim mesecima klijenti često poručuju i voćni program. Veliki izbor raznovrsne hrane koju ketering obezbeđuje zadovoljiće ukuse svih gostiju. Svako će uspeti da pronađe nešto što voli. Zahvaljujući ketering uslugama sve će biti spremno na vreme, a Vi ćete moći da se potpuno posvetite gostima.

Uz pripremu i posluženje hrane, ketering kompanije nude i usluge organizacije događaja, kao i kompletnog opremanja prostora. Ta vrsta usluge najčešće se koristi prilikom organizacije velikih poslovnih i privatnih proslava, kao što su godišnjica ili promocija kompanije i venčanja. Tada klijenti traže i dodatne usluge, budući da žele svojim gostima da pruže kompletan ugođaj. U dodatne usluge, između ostalog, spadaju – tanjiri i pribor za jelo, čaše, stolovi i stolice, izrada centralnih skulptura za sto od leda ili voća, dekoracija ambijenta – sve što klijent želi. Standardno se angažuje potreban broj konobara za posluženje, ali se mogu ugovoriti i bend, ozvučenje i rasveta.
Ako ste detaljno osmislili događaj, onda znate tačno kakav prostor Vam je potreban. Ako organizujete seminar ili radionicu, pobrinite se da budu obezbeđene konferencijske sale sa mogućnošću postavke stolica u stilu učionice, T oblika ili U oblika, ipak, za sastanak upravnog odbora, možda je bolji stil konferencije ili tzv oblik I. Dobro je da te sale budu povezane sa prostorijom u kojoj može da se održi kafe pauza, da se serviraju mali zalogaji koje Vam je isporučio ketering i da ima prostora za garderobu.

Na vreme osmislite na koji način ćete brendirati prostor, da li će osvetljenje u prostoru ili dekoracija na stolovima da bude u bojama kompanije, da li će određeni roll-up-ovi i baneri da budu postavljeni na adekvatnim mestima, ili ćete preko ketering službe naručiti kolačiće u obliku logotipa sponzora ili organizatora. Izbora i kombinacija je raznih i zavise od vrste i teme skupa.

Kako bi mogli da planiraju svoje prisustvo, gosti i učesnici treba da budu na vreme obavešteni o održavanju događaja, datumu i vremenu održavanja, povodu i temi samog skupa, kao i da li prisustvo podrazumeva određene kotizacije ili ne. Ukoliko se radi o korporativnoj zabavi dovoljno je na vreme poslati pozivnice koje sadrže sve potrebne informacije, dok događaji kao što su kongresi i konferencije zahtevaju ozbiljniju promociju, koja, u zavisnosti od konkretnog događaja, može zahtevati oglašavanje u relevantnim časopisima, internet portalima, na bilbordima, na radiu i televiziji, na drugim sličnim događajima i tako dalje.

Potrudite se da se svi osećaju prijatno

Poneki propust i nedostatak može da se zanemari ukoliko se svi osećaju dobrodošli. Budite dobar domaćin. Nabavite na vreme ketering i ne razmišljajte. Potrudite se da ima ko da dočeka i pozdravi goste i učesnike, uputi ih gde se šta nalazi, ko je još prisutan i eventualno upozna sa ostalim učesnicima. Stavite do znanja da cenite njihovo prisustvo i da je to baš događaj na kojem oni žele i treba da budu.

Kada koristite ketering usluge, ne štedite

Pripreme za jedan događaj počinju dogovorom sa klijentom o meniju i dodatnim uslugama ketering kompanije. Zatim se vrši nabavka, organizacija osoblja i određivanje dinamike rada. Neki događaji mogu se organizovati za dva dana, dok je za pripremu ketering usluga za veliki broj ljudi potrebno i oko dve nedelje. Hrana se čuva u hladnjačama, a transportuje specijalizovanim vozilima u posebnim kutijama za hranu koje mogu da joj očuvaju temperaturu.

Istina je da cena ketering usluga, u zavisnosti od količine i onoga šta se servira, zauzima dobar deo budžeta, ali ako imate mogućnosti, treba se pobrinuti da bude dovoljno i da je kvalitetno i ukusno. Ljudi prosto vole dobro da pojedu i popiju i uživaju u jedinstvenim ukusima. Takođe, pobrinite se da bude adekvatan broj konobara i barmena. Niko ne voli dugačke redove za barom ili da čeka na posluženje duže nego što je primereno.